Stella Maris Batam Gelar Sharing Session Keprotokoleran, Bekali Relawan dan Pengurus dengan Tata Kelola Acara yang Profesional

Stella Maris Batam menyelenggarakan Sharing Session bertema Keprotokoleran sebagai upaya meningkatkan kapasitas pengurus, relawan, dan para pelayan dalam menyelenggarakan berbagai kegiatan organisasi secara tertib, profesional, dan beretika, Sabtu (27/6). Kegiatan ini menghadirkan Roy Chardo Sitanggang, Wasekjend Bidang Kaderisasi Pengurus Pusat Pemuda Katolik, sebagai narasumber yang membagikan pengalaman praktis sekaligus pemahaman dasar mengenai keprotokoleran.

Dalam pemaparannya, Roy Chardo Sitanggang menjelaskan bahwa keprotokoleran bukan sekadar mengatur jalannya sebuah acara, tetapi merupakan seni mengelola penghormatan kepada setiap pihak yang hadir melalui tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Ia menegaskan bahwa penyelenggaraan acara yang baik akan mencerminkan kualitas organisasi di mata publik.

“Keprotokoleran adalah kunci kelancaran acara, penghormatan kepada tamu, sekaligus membangun citra positif organisasi,” ungkap Roy di hadapan para peserta.

Roy juga mengulas tujuan utama keprotokoleran, yaitu menyukseskan jalannya kegiatan, menjaga ketertiban, membangun citra organisasi yang profesional, serta memberikan penghormatan yang layak kepada setiap tamu sesuai kedudukan dan perannya. Ia menambahkan bahwa praktik keprotokoleran di Indonesia memiliki landasan hukum yang jelas melalui Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan beserta berbagai aturan turunannya.

Dalam sesi tersebut, peserta diajak memahami tiga pilar utama keprotokoleran, yaitu tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Tata tempat berkaitan dengan penempatan tamu berdasarkan jabatan, kedudukan, dan fungsi dengan memperhatikan prinsip precedence, di mana tamu utama memperoleh posisi paling terhormat. Sementara itu, tata upacara mengatur susunan acara agar berlangsung tertib dan sesuai etika resmi, sedangkan tata penghormatan menjadi wujud penghargaan kepada setiap pihak yang hadir sesuai norma dan ketentuan yang berlaku.

Roy juga menekankan pentingnya peran Master of Ceremony (MC) protokol sebagai pengendali jalannya acara. Seorang MC, menurutnya, tidak hanya dituntut mampu berbicara dengan baik, tetapi juga harus menggunakan bahasa yang resmi, menjaga suasana tetap kondusif, serta mampu mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin terjadi selama kegiatan berlangsung.

Selain aspek teknis, peserta mendapatkan pembekalan mengenai etiket keprotokoleran. Penampilan yang rapi, komunikasi yang santun, rasa percaya diri, serta kemampuan menjaga etika merupakan kualitas yang harus dimiliki oleh setiap petugas protokol. Tidak kalah penting, seorang petugas protokol juga bertanggung jawab mengelola agenda pimpinan, mendampingi kegiatan resmi, serta mengoordinasikan kunjungan kerja maupun berbagai acara organisasi lainnya.